Действующая система учета повторной работы и нехватка данных

Характеристика действующей системы учета работы в режиме повторной занятости

В настоящее время из всех форм вторичной занятости населения учетом охвачены лишь совместительство и сверхурочная работа. Данные о размерах применения совместительства в народном хозяйстве отражены в формах 3 и 4 статистической отчетности предприятий, а также в отчетах министерств и ведомств. Вместе с тем во многих отраслях непроизводственной сферы (служба быта, торговля, организации общественного питания и др.) отчетность по использованию рабочего времени отсутствует вообще, хотя именно здесь совместительство наиболее распространено.

Учет сверхурочных работ на предприятиях осуществляется, как правило, мастерами и начальниками смены (участка, цеха и т. д.). Каждый случай сверхурочной работы с указанием времени се начала и окончания должен быть отмечен и расчетной книжке работника и в особой ведомости учета сверхурочного времени. В КЗоТ РСФСР указывается, что администрация предприятия обязана вести точный учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником.

Однако, как показывает практика, это требование выполняется неудовлетворительно: большинство сверхурочных работ второго и третьего вида производится в скрытой форме и в отчетной документации не фиксируется. «По сути дела, — отмечают Е. В. Маслов и Р. Я. Подавалова, — учет величины и причин, вызывающих сверхурочные работы, на многих предприятиях не ведется». Недостоверность и необъективность заводской статистики по учету сверхурочного времени подтверждается и результатами нашего обследования на предприятиях Алтайского края. Сопоставление данных официальной отчетности предприятий о величине сверхурочных работ и соответствующих им данных, полученных путем наблюдений, наглядно иллюстрирует их большое количественное расхождение.

Чтобы произвести работу за пределами установленной продолжительности рабочего дня, администрация предприятия должна прежде получить письменное разрешение ФЗМК. Для этого в профсоюзный комитет предприятия подается заявка на сверхурочную работу. Последняя является тем единственным документом, по которому можно судить о причинах проведения сверхурочной работы и размерах отработанного сверхурочного времени. При этом необходимо заметить, что форма заявки законодательством не установлена, что приводит к разнобою в порядке ее составления на различных предприятиях.

По установившейся традиции в письменном ходатайстве в ФЗМК администрация предприятия главным образом запрашивает необходимое ей количество сверхурочных часов; подробных же сведений о причинах, вызывающих необходимость в их использовании, как правило, не содержится. В тех случаях, когда такие причины упоминаются, их мотивировка в основном сводится к таким общим фразам, как «для выполнения производственной программы», «в связи с производственной необходимостью» и т. п., иногда причины, вызывающие потребность в сверхурочных работах, не указываются вообще.

Обследование нескольких крупных машиностроительных предприятий Ленинграда показало, что такой «порядок» дает возможность производить работу сверх нормального рабочего времени в непредусмотренных законом случаях. Так, например, в объединении «Красногвардеец» в 1982 г. лишь 27,3% всего сверхурочного времени было отработано в соответствии с законодательством, остальная же его величина была обусловлена причинами, противоречащими перечню исключительных случаев, приведенному в КЗоТ РСФСР.

Отсутствие сведений о распределении сверхурочного времени

Другим пороком действующих форм заявок на сверхурочную работу является отсутствие сведений о распределении испрашиваемого количества сверхурочного времени по конкретным исполнителям и датам, а также о суммарном количестве часов, отработанных сверхурочно, в предшествующий календарный период каждым работником, назначенным на сверхурочную работу. Все это по существу исключает контроль за ст. 56 КЗоТ РСФСР и приводит к значительному перевыполнению лимита сверхурочного времени у ряда работающих.

Несовершенство существующих форм учета и контроля за использованием сверхурочного времени привело в последнее время к такому повсеместно распространенному отрицательному явлению, когда сверхурочные работы применяются не для каждого отдельного случая, а авансом на определенный срок: отделы труда и заработной платы предприятий стали ежемесячно планировать каждому цеху и отделу определенное количество сверхурочных часов для выполнения производственного плана.

Так, на заводе «Ленполиграфмаш» заявки на сверхурочную работу подаются в централизованном порядка задолго до начала планового периода, а затем в виде сводной ведомости посылаются на утверждение в главное управление. В производственном объединении «Электроаппарат» при планировании сверхурочных работ разработана даже целая методика. Здесь при расчете потребности в сверхурочном времени по отдельным производственным подразделениям на предстоящий месяц учитываются два фактора: недоукомплектованность рабочих (в чел. ч по данным бюджета рабочего времени) и трудоемкость работ, «не предусмотренных планом». Очевидно, что при наличии такого «планового начала» сверхурочные работы теряют свое исключительное значение и превращаются в одну из форм производственно-хозяйственной деятельности предприятий.

Одними из наиболее распространенных на предприятиях работ за пределами номинальной продолжительности труда являются скрытые сверхурочные, использование которых приводит к серьезным негативным последствиям. Они способствуют созданию во многом ложного представления о действительной эффективности организации труда и производства на предприятиях и в их отдельных структурных звеньях.

Прежде всего скрытый характер сверхурочных работ оказывает заметное искажающее влияние на показатели использования рабочего времени и достигнутые уровень и темпы роста производительности труда. Кроме того, применение скрытых сверхурочных работ зачастую ведет к нерациональному использованию фонда материального поощрения. Стремясь избежать перерасхода фонда заработной платы, руководство предприятий направляет часть ФМП (обозначаемую в учетной ведомости как «премии за особо важные задания») на оплату отработанных рабочими сверхурочных часов. Годовой размер таких «премий», как правило, значителен и стабилен, к примеру, на обследованных ленинградских заводах он составляет в среднем 3—6% общего фонда материального поощрения. Характерно, что наибольшая часть этих сумм выплачивается в четвертом квартале, когда объем производства сверхурочных работ резко возрастает.

Многие наши предприятия используют часы сверхурочной работы (в том числе фиктивные) для «сбивания» процента выполнения норм выработки. В результате специальной проверки было установлено, что две трети из обследованных предприятий и объединений нарушают установленный порядок расчета среднего процента выполнения норм выработки, занижая количество времени в нормо-часах на завершенный объем работ, с одной стороны, и завышая фактически отработанное время в течение смены — с другой. Всесторонний анализ причин этого явления показал, что «последнее происходит главным образом за счет того, что, исчисляя средний процент выполнения норм выработки, включают сверхурочные часы работы, которые не подтверждаются данными первичного учета».

Например, в производственном объединении «Пермь-одежда», в Пермском Крае, в фактически отработанное время включены 30,4 тыс. чел. ч, не нашедшие отражения в первичной документации, за счет чего средний уровень выполнения норм выработки составил 117,7% (по данным проверки — 120%). В кожевенно-обувном объединении «Коммунар» Минлегпрома ЭССР к отработанному времени прибавлено 81 тыс. чел. ч, т. е. 22,6% общего их количества, в результате средний процент выполнения норм выработки по отчету составил 145%, а фактически — 187%.

В инструкциях по оформлению и оплате сверхурочных работ, разрабатываемых самими предприятиями (на основе соответствующих нормативных материалов), указывается, что работникам, по собственному почину оставшимся на сверхурочную работу, оплата за нее не производится. Тем самым, формально запрещая сверхурочные работы третьего вида, производственная администрация фактически не препятствует их проведению, поскольку они способствуют выполнению и перевыполнению установленных плановых заданий и не влекут за собой необходимости повышенной оплаты.

Перечисленные недостатки свидетельствуют о неспособности действующей в настоящее время на предприятиях системы учета и контроля сверхурочных работ давать достоверные сведения о размерах и причинах их проведения. Несоответствие данной системы предъявляемым к ней требованиям резко снижает качество всей планово-экономической работы предприятий.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.

В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны.

Регистрацию документов принято производить в пределах групп, в зависимости от типа документопотока и вида документа.

Для каждой регистрируемой группы документов организация устанавливает правила регистрации и включает их в инструкцию по делопроизводству. При этом в инструкции по делопроизводству организации рекомендуется отразить следующие положения, касающиеся регистрации каждой группы документов, а именно:

  • место (места) регистрации;
  • способ регистрации (в ручном или автоматизированном режиме);
  • срок и порядок регистрации;
  • структуру регистрационного номера;
  • перечень сведений о документе, включаемых в регистрационную форму, и правила заполнения данных сведений.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения. Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).

В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержится перечень сведений, которые должны вводиться в систему электронного документооборота (далее – СЭД) при регистрации документов. Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся: адресант, дата поступления документа, входящий номер документа. При этом вышеуказанные Правила разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах. То есть состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться органом (организацией). Регистрационная форма может быть в виде журнала или регистрационно-контрольных карточек (далее – РКК).

Регистрационный номер служит единым понятием, которое используют разные организации, вне зависимости какая система учета, классификации и идентификации применяется в их делопроизводстве и в СЭД.

Принцип однократной регистрации

Действующие сегодня Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие положения по регистрации документов и не включают положений, запрещающих или разрешающих повторную регистрацию документов. Однако Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, говорят о том, что регистрация документов должна быть однократной:

3.4.1. … При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

  • централизация операций по приему и отправке документов;
  • распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
  • организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
  • однократность регистрации документов;
  • устранение необоснованных согласований проектов документов;
  • регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.

При этом рекомендательно они могут использоваться для построения системы документооборота компаний с госучастием и для любых коммерческих структур.

Повторная регистрация документа

Термин «повторная регистрация документа» и его определение не содержатся в нормативно-методической базе делопроизводства.

Но на практике в некоторых организациях документы повторно регистрируют при передаче между подразделениями. Другими словами, при повторной регистрации документ сначала регистрируется в одном подразделении (при создании или получении от сторонней организации или гражданина), а затем передается на исполнение в другое (второе) подразделение. При этом во втором подразделении сведения о документе повторно вносятся в другую регистрационную форму (другой журнал или другую регистрационную карточку), а самому документу может быть присвоен новый регистрационный номер.

Читайте также:  Города на букву К в мире, полный список

Понятие «повторная регистрация» также может использоваться в отношении входящих документов, то есть документов, поступающих от организаций и граждан. Например, при уже зарегистрированной копии входящего письма, поступившей по электронной почте или факсу, повторно регистрируют подлинник документа, который поступает позднее.

Основная причина использования повторной регистрации заключается в отсутствии удобных средств поиска и в потребности учета документов, поступающих для работы в конкретное подразделение. К такому часто прибегают из-за отсутствия специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать работу с документами – проще говоря СЭД.

Если в организации не используется специализированное программное обеспечение, то осуществлять учет всех документов в подразделении можно только с помощью заполнения «своих» регистрационных форм. Соответственно, в данном случае при передаче документа между подразделениями сведения о передаваемом документе приходится вручную повторно вноситься в регистрационные формы каждого из подразделений.

Недостатки повторной регистрации документа

Повторная регистрация документа при передаче его между подразделениями одной организации увеличивает трудоемкость работ по обработке документов. В данном случае в каждом подразделении нужно от начала до конца заполнить регистрационную форму. То есть если в подразделение поступает много документов, то повторная регистрация документов будет отнимать «львиную» долю рабочего времени сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.

А если во время повторной регистрации документу присваивается новый регистрационный номер, то это будет негативно влиять на дальнейшую работу с документом. При такой технологии работы документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат. Соответственно, при поиске документа по его регистрационному номеру могут возникнуть проблемы, а при подготовке ответа на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер необходимо указывать.

Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение.

Регистрация документов в СЭД

СЭД позволяют отказаться от дублирования регистрационно-контрольных карточек в большинстве случаев и двойной работы, при этом выдержать высокие стандарты документационного обеспечения управления. СЭД позволяют отслеживать полный цикл работы с документом, в том числе движение документов, как в электронном, так и бумажном виде.

Документ регистрируется в СЭД однократно: один раз создается РКК, в которую в процессе регистрации вносятся основные данные о документе и к которой, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронный образ документа.

РКК, направленные вместе с документами в подразделение, автоматически включаются в электронную картотеку подразделения и могут использоваться для учета и поиска документов, формирования отчетов, осуществления контроля за исполнением поручений и т.д. Отметим, что в большинстве СЭД пользователи работают с единой регистрационной карточкой документа и в итоге в одну РКК вводится вся информация о работе с документом, которую выполнили разные должностные лица. Кроме того, СЭД автоматически фиксирует пересылку регистрационной карточки и электронного документа (электронного образа документа) между подразделениями.

При этом СЭД могут и не запрещать двойную регистрацию документов. Поэтому может возникнуть ситуация, когда даже при использовании СЭД в организации используют двойную регистрацию. Рассмотрим типичные кейсы и рекомендации по оптимальному построению процесса.

Кейс 1. Документы, доставленные разными способами

Если ранее уже поступавший и зарегистрированный документ, поступает в организацию но другим способом доставки, то такие документы повторно не регистрируются.

Рекомендация

Нужно найти первоначальную РКК в СЭД и в ней отразить, что поступил оригинал или копия документа и дату поступления. Чтобы избежать дублей пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.

Кейс 2. Документы, поступившие в разные места регистрации

Если бумажный документ поступил на новое место регистрации (например, территориально удаленное подразделение), то там он регистрируется под тем же номером: создается новая РКК с таким же номером, но с новой датой и новым местом регистрации.

Таким образом повторно осуществляется регистрация, только чтобы отразить факт поступления бумажного документа на другое место регистрации. В любом случае при поступлении документа в организацию его регистрационный номер должен быть один, не зависимо от количества мест регистрации.

Рекомендации

Чтобы избежать дублей и правильно заполнить номер пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.

С внедрением системы электронного документооборота нужно стараться по максимуму сокращать места регистрации. Оставлять только в том случае, если на это место регистрации поступают бумажные документы напрямую, минуя другие места регистрации.

Благодаря единой СЭД сотрудники могут с лёгкостью использовать один электронный документ в разных подразделениях, разделённых огромными расстояниями.

СЭД позволяет минимизировать внутреннюю бумажную переписку.

Кейс 3. Документооборот холдинга и его дочерних организаций

И хотя холдинговые структуры, как правило, предполагают общие стандарты и принципы работы, гражданский кодекс разные юридические лица трактует как разные субъекты права. Соответственно каждое юридическое лицо ведет свое делопроизводство (хоть и на общих принципах) и самостоятельно ведет регистрацию и хранение документов.

Официальное письмо одного предприятия холдинга в другое с точки зрения переписки является двумя учетными делопроизводственными единицами: исходящим письмом для первой компании и входящим письмом для второй компании. И, соответственно, имеет номер документа, присвоенный в первой компании и регистрационный номер, присвоенный во второй компании. То есть хотя по содержанию эти два объекта и идентичны, но по сути и реквизитному составу это два разных письма. И это не является повторной (двойной) регистрацией. Так ГСДОУ, говоря о запрете повторной (двойной) регистрации, понимает под этим регистрацию в пределах одного юридического лица.

Далее это письмо должно быть учтено в делах обоих организаций (и при этом вполне возможно будет иметь разные сроки хранения). И тот факт, что эти две организации работают в рамках одной информационной системы, ничего не меняет. То есть официальный документооборот между предприятиями холдинга должен строится на тех же принципах, что и документооборот с любым другим корреспондентом.

Рекомендации

Технически и организационно если предприятия холдинга используют одну СЭД, можно и нужно оптимизировать документооборот между ними:

  1. Не включать в перечень регистрируемой корреспонденции письма от других предприятий холдинга по определенному кругу вопросов.
  2. Проводить “автоматическую”, то есть без участия делопроизводителя, регистрацию документа, зарегистрированного в РКК одной организации как исходящую, где адресат другая “Наша организация” и сразу автоматически отправлять этот документ на рассмотрение адресату.
  3. Снижать объем “деловой переписки” между предприятиями холдинга как таковой, выводя это взаимодействие на уровень сквозных процессов, то есть “писать официальные письма” уже не надо, деятельность осуществляется в рамках сквозных процессов холдинга. Например – закупочный процесс, если организацией закупок занимается выделенное юридическое лицо. Или ИТ-обслуживание, если служба ИТ централизована в “голове”, то можно избавиться от “писем” им, а выстроить процесс “заявок на предоставление сервиса” и т.д.

Кейс 4. Документооборот между госорганами разного уровня

Ситуация, подобная холдингам, наблюдается и органах гос. власти. Например, органы исполнительной власти области или федеральное министерство и его территориальные отделения с точки зрения документооборота отдельные самостоятельные хозяйственные единицы. Даже если они работают в одной информационной системе, учет документов – разный.

Частично эта бюрократизация сейчас тоже снижается за счет единых информационных систем. Например, СМЭВ в рамках административных регламентов позволяет отправлять/получать «информацию» между госорганами с минимум делопроизводственных операций.

Кейс 5. Финансовые документы и другая специализированная информация

В некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию. Например, входящие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии. На службу ДОУ может быть возложено отслеживание местонахождения бумажных экземпляров, которые передаются по подразделениям, а бухгалтерия отказывается брать на себя эту функцию.

Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:

  • подлежит ли специализированная документация регистрации в другом подразделении;
  • каков ее объем;
  • частота возникновения задач по контролю местонахождения документа или исполнением связанных поручений, и соответственно целесообразность регистрации специализированной документации в службе ДОУ.

Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации.

При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку.

Выводы

Итак, в настоящее время Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение. Повторная (двойная) регистрация:

  • увеличивает трудоемкость работ, так как все операции по регистрации нужно выполнить от начала до конца в разных подразделениях;
  • может создать путаницу, так как документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат, тогда при ссылке на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер и дату необходимо указывать.

8 предметов бытовой техники, ломающихся просто потому, что мы не прочли инструкцию

Ребята, мы вкладываем душу в AdMe.ru. Cпасибо за то,
что открываете эту красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.
Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте

Чаще всего в поломке бытовой техники виновата лень, которая накатывает на нас при одном только взгляде на книжечку с инструкцией. А ведь всего 20 минут, потраченных на чтение мануала, было бы достаточно, чтобы продлить срок эксплуатации техники на годы. Мы составили список самых распространенных поломок бытовой техники, случающихся по вине пользователей, и подготовили советы, как их избежать.

AdMe.ru надеется, что в следующий раз инструкция не полетит в мусорное ведро вместе с упаковкой.

1. Стиральная машина

  • Самая распространенная поломка в стиральных машинах — это выход из строя сливного насоса. Его может испортить любой мелкий мусор, выпавший из карманов, обломки металлических и пластиковых элементов декора одежды, монеты, мелкие предметы одежды, попавшие в слив. Поэтому обязательно проверяйте карманы перед загрузкой вещей в машинку и используйте мешки для стирки мелкого белья.

  • Перегрузка стиральной машины грозит не только расшатыванием ножек из-за дисбаланса во время отжима, но и смещением или даже порчей ремня, благодаря которому крутится барабан. Впрочем, это может произойти и из-за неравномерно распределенного белья.

  • Нагревательный элемент портится от перегрева из-за налета и накипи, которые появляются не только по вине жесткой воды, но и из-за слишком большого количества стирального порошка.
  • Резиновый уплотнитель дверцы изнашивается со временем. Это нормально. Но использование популярных самодельных средств для удаления накипи, содержащих уксус, ускоряет износ в разы. Лучше отказаться от сомнительных народных рецептов.

2. Холодильник

    Наиболее распространенной причиной поломки холодильника до сих пор остаются горячие кастрюли с едой. Возможно, владельцам кажется, что современная техника выдержит все, но это не так: перегрузка компрессора грозит любой модели, даже самой современной.

Неправильное распределение продуктов или работа пустого холодильника без соответствующей настройки температуры охлаждения также грозит компрессору перегрузками. Всю необходимую информацию об этом можно найти в инструкции к вашей модели.

При разморозке холодильника всегда есть соблазн сковырнуть ножом слой льда. Не стоит этого делать, даже учитывая то, что испаритель покрыт слоем пенной изоляции: при повреждении испарителя такого типа придется менять всю морозилку.

3. Микроволновая печь

    Большая часть проблем возникает из-за несвоевременной замены слюдяной пластины. Заменить ее несложно (это можно сделать даже самостоятельно), но гораздо проще продлить срок ее эксплуатации. Для этого необходимо следить за чистотой и целостностью пластины и регулярно очищать ее от жира. Покрытая грязью пластина может прогореть или деформироваться от неравномерного нагрева.

Использование жестких губок и щеток при чистке микроволновки ведет к повреждению эмали. Если корпус выполнен не из нержавеющей стали, то он может довольно быстро проржаветь насквозь.

Читайте также:  Куда поехать в декабре на отдых за границу и в России недорого

Все знают, что для разогрева еды в микроволновке нельзя использовать металлические емкости. Но следует помнить, что под запрет попадает и фарфоровая посуда с рисунком: любая краска может содержать металлы, которые под воздействием микроволн начинают искрить. Поэтому выбирайте керамику без орнамента.

4. Посудомоечная машина

    Почти все проблемы с посудомоечной машиной происходят из-за небрежной очистки посуды от пищи перед загрузкой. Несмотря на фильтры, кусочки еды забивают не только слив, но и распылители на коромыслах. Из-за этого давление воды падает, и посуда практически не отмывается.

Жесткая вода тоже постепенно забивает отверстия в распылителях, в результате чего качество мытья посуды ухудшается. Поэтому не стоит экономить на специальных средствах для смягчения воды.

Не загружайте в машину посуду, которая не предназначена для мытья в посудомойке: она трескается от высоких температур, и осколок может попасть в сливной насос и блокировать крыльчатку. Вынуть его самостоятельно будет довольно сложно.

5. Пылесос

    Ни в коем случае не используйте для моющего пылесоса обычное моющее средство вместо специального. У обычных средств для мытья пола неконтролируемое пенообразование, и пена, которая начнет лезть отовсюду, может попасть в мотор.

Обычный бытовой пылесос может работать без перерыва не больше 30–40 минут в день. В противном случае под воздействием высоких температур с материалом, из которого изготовлена турбина, начинают происходить необратимые изменения, что сильно сокращает срок службы турбины.

От сырости ржавеет металл мотора, а на лопасти налипает все больше пыли. Постепенно она собирается в тяжелый ком и затрудняет работу устройства, создавая повышенную нагрузку на пылесос.

Грязные фильтры и перегруженная емкость для сбора мусора также увеличивают нагрузку на прибор и негативно влияют на срок жизни турбины.

6. Кондиционер

Большая часть кондиционеров средней ценовой категории не приспособлена для долгой работы в режиме обогрева при зимних температурах ниже −10 °C. Такая работа повышает нагрузку на компрессор и укорачивает срок эксплуатации кондиционера. А если внешняя часть не изолирована, то конденсат в трубке смерзается в ледяную пробку, из-за которой вода начинает собираться внутри помещения.

Забитый пылью и мелким мусором теплообменник может стать причиной поломки кондиционера. Необходимо регулярно чистить внешний блок.

На крыльчатках и фильтрах кондиционера постоянно скапливаются пыль и копоть, которые уменьшают скорость потока выдуваемого воздуха, забивают дренажную систему, мешают нормальной работе охладительной системы. Это вызывает появление льда на медном трубопроводе, который при выключении кондиционера начинает таять и капать на пол.

7. Кухонные плиты

  • Жидкости, содержащие сахар, не должны попадать на горячую поверхность плиты, поскольку ее неравномерное остывание приводит к появлению трещин. Подобные субстанции необходимо убирать специальным скребком сразу же, пока те не успели остыть.
  • Холодное дно кухонной утвари или капли холодной воды, оказавшиеся на горячей поверхности, тоже вызывают растрескивание стеклокерамики.

Неровное дно кухонной утвари часто становится причиной появления царапин или даже трещин на стеклокерамическом покрытии плит.

Точечные удары также могут привести к появлению трещин. Неважно, что плита запросто выдерживает вес тяжелых кастрюль: точечный удар, к примеру, металлической ложкой, может стать причиной появления трещины, которая сделает дальнейшую эксплуатацию плиты невозможной.

8. Увлажнитель воздуха

  • Увлажнители воздуха нуждаются в регулярной чистке из-за минерального налета, который появляется от воды. Поэтому лучше использовать дистиллированную воду, а не водопроводную.
  • Купив увлажнитель для ароматерапии, его владельцы недоумевают, почему прибор в скором времени выходит из строя. При добавлении масла в емкость с водой портится пластик, забиваются фильтры, регулярная чистка затрудняется. У большинства моделей, предназначенных для ароматерапии, предусмотрена емкость для впитывающего материала, пропитанного маслом.

Бонус: поучительная история о пользе чтения инструкций

Резюмируя все вышесказанное, следует признать, что большая часть поломок происходит из-за несоблюдения правил эксплуатации техники. Это доказывает и забавный случай, произошедший в Ирландии с Майком Маклоулином (Mike Mc Loughlin).

Спустя 10 лет использования посудомоечной машины, которая раздражала его тем, что не вмещала большие тарелки, он узнал, что верхнюю полку можно сдвинуть вверх, тем самым освободив достаточно места для габаритной посуды. Он написал о своем открытии в твиттере и получил тысячи комментариев со словами благодарности за столь полезную подсказку. Майк рассказал, что недавно искал в гугле инструкцию по поводу другой проблемы и случайно наткнулся на информацию о полке.

Как внедрить систему учета рабочего времени и не потерять сотрудников

Сейчас многие компании внедряют у себя системы учета рабочего времени. Главная цель при этом экономическая — повышение эффективности труда. Но побочным эффектом часто становится недовольство работников. Потому что попытку контроля они воспринимают как явное недоверие со стороны руководства, и даже как стремление «закрутить гайки». Как избежать ухудшения отношений и не остаться без работников?

При всей пользе систем контроля рабочего времени, у них есть как преданные сторонники, так и яростные противники. Причем к лагерю сторонников в основном примыкают руководители, а в противники записываются рядовые сотрудники. И это неудивительно, ведь решения по внедрению систем принимают руководители, они знают о возможностях таких программ и заинтересованы в результатах. Подчиненные же воспринимают учет рабочего времени в штыки, расценивают его как ужесточение дисциплины, вторжение в личное пространство, совсем не берут в расчет положительных моментов, потому что элементарно о них не знают.

Так как же внедрить систему контроля времени и не демотивировать сотрудников?

Предположим, система выбрана и закуплена — пришло время рассказать о нововведении сотрудникам. Здесь есть два варианта развития событий: 1) издать приказ по компании об установке нового ПО и ознакомить с ним сотрудников; 2) подготовить сотрудников к изменениям, организовав пошаговое внедрение системы.

Первый вариант реализуется быстро, но с точки зрения мотивации сотрудников — абсолютно проигрышный. Недостаток информации о программе люди компенсируют домыслами, непонимание целей запуска системы приводит к ее «непринятию».

Второй вариант знакомства сотрудников с системой гораздо предпочтительнее и при правильной реализации приводит к желаемому результату — внедрению системы без недовольства и демотивации сотрудников. Вот несколько рекомендаций, обобщающих опыт компаний, уже использующих системы учета рабочего времени:

    Предоставьте сотрудникам информацию о программе, целях и задачах системы контроля времени. Самый естественный вариант — организовать общее собрание (или собрания по отделам), где сотрудники зададут интересующие их вопросы, а руководство и HR-менеджер разъяснят цели внедрения системы.

Персонал перестает воспринимать систему негативно после простого комментария: программа предназначена не для наказаний и штрафов, а для оптимизации работы сотрудников, повышения эффективности их труда.

Получите обратную связь: после рассказа о программе не отправляйте всех по рабочим местам. Узнайте мнение сотрудников. Наиболее частые и «пламенные» претензии работников связаны с «вторжением в личное пространство», «нарушением прав» и «недоверием», попутно упоминаются выражения «закручивание гаек», «диктатура» и «тюремный режим». Контраргументы для ответа таким «правозащитникам» просты: работодатель платит сотруднику за выполнение определенных обязанностей в определенное время, а рабочее место сотрудника — это, по сути, имущество компании. Если персонал использует рабочее время и оборудование в личных целях, то он нарушает права компании, прописанные в трудовом договоре.

Расскажите о «плюшках» для сотрудников: очень важно акцентировать внимание на положительных сторонах внедрения системы учета рабочего времени. Она позволяет справедливо начислять заработную плату, вовремя заметить перегруженность работника, фиксировать переработки, работу в выходные дни и т. д. В качестве дополнительной мотивации к хорошим отчетам по продуктивности руководство может «привязать» премии, бонусы, подарки и другие поощрения работникам.

Обеспечьте прозрачность системы: сотрудники должны знать, к кому они могут обратиться с вопросами о работе программы, о собственных результатах, озвучить сомнения по использованию тех или иных сайтов в работе. Чтобы исключить «метания» сотрудников от менеджера к менеджеру, назначьте ответственного за работу системы.

Обеспечьте взаимодействие сотрудников, ответственных за систему, и компании-разработчика. В больших компаниях нужна не просто система контроля времени, она нужна как часть общей инфраструктуры. Переложите заботы по интеграции программы учета рабочего времени на ее разработчиков, это их зона ответственности. Тем самым вы сэкономите время и нервы своих работников, а установленная программа благодаря действиям опытных специалистов будет работать как часы.

Позаботьтесь о юридической стороне вопроса: грамотно оформите использование системы учета времени. Либо внесите условие о возможности использования работодателем системы учета времени в трудовой договор, либо издайте приказ по предприятию и ознакомьте с ним сотрудников. Что касается законодательства, то данный вопрос регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 15, 21 и 189).

Подведем итог

Негативное отношение сотрудников к системам учета рабочего времени происходит из-за недостаточной информированности персонала о целях и задачах внедрения программ. Опыт показал, что после подробного разъяснения преимуществ системы, большинство сотрудников начинают лояльно относиться к контролю над рабочим временем.

Контроль сотрудников: система учета рабочего времени или DLP-решение?

Прочитав название статьи, специалисты в области программ контроля рабочего времени или DLP-систем, возмутятся: «Как можно сравнивать решения с совершенно разным функционалом?!». Если ваша реакция такова, вам этот материал будет вряд ли полезен.

Статья написана для руководителей, которые уже осознали потребность в контроле сотрудников и их рабочего времени, но какая именно программа необходима бизнесу – еще не решили.

DLP-система

Зачем?

Ключевая задача подобных систем – защита от утечки данных. Cотрудников мониторят для того, чтобы контролировать перемещение конфиденциальной информации из организации «на сторону».

Чтобы понять, необходимо ли вам DLP-решение и обосновать бюджет проекта, в первую очередь нужно оценить риски. Совсем не обязательно проделывать сложную, непонятную и дорогую работу. Можно просто развернуто ответить на вопросы: что защищаем? от кого защищаем? каков прогнозируемый ущерб от утечки? Упрощенную оценку рисков можно провести сравнительно небольшими силами, а детальную — уже с привлечением внешних аудиторских фирм.

Как действует?

При отправке «запрещенных» данных, передача блокируется или отслеживается. DLP-системы активно используют кейлоггинг (перехват переписки), захват информации с монитора и веб-камеры.

Основные функции DLP-систем:

  • мониторинг передачи данных с использованием всемирной паутины;
  • защита данных при хранении, контроль сохранения информации на внешние носители, вывода данных на печать;
  • блокирование пересылки/сохранения “запрещенной” информации, оповещение ответственных лиц об инцидентах, использование карантинной папки;
  • обнаружение сотрудников группы риска.

Режим работы

Активный режим – блокирование утечек конфиденциальной информации.

Пассивный контроль – этот вариант применяют, когда активная блокировка ощутимо влияет на бизнес-процессы. Риск утечки информации при этом способе остается. DLP будет использоваться скорее для расследования инцидентов, а не для их предотвращения.

Промежуточный режим – некоторые системы предлагают промежуточный вариант, в котором подозрительные сообщения временно блокируются и заносятся в так называемый карантин для ручной обработки администратором.

Недостатки?

Получается, такой способ контроля рабочего времени нарушает права сотрудников на тайну переписки, личной жизни. Согласно законодательству РФ, необходимо получить согласие работника на такой тотальный контроль.

По мнению специалистов по информационной безопасности, даже с установленной DLP-системой может произойти утечка конфиденциальных данных. К этому приводят следующие ошибки:

  1. Потеря съемных носителей и мобильных устройств
  2. Небрежное обращение с бумажными документами (в том числе утилизация)
  3. Ошибочная пересылка e-mail, почтовых обращений и факсов
  4. Неверное предоставление прав доступа
  5. Неполная утилизация оборудования
  6. Передача технического обслуживания на аутсорсинг
  7. Сговор сотрудников

Опыт внедрения

– Политика нашей буровой компании в области информационной безопасности заключается в том, – делится IT-специалист организации, – что ИБ не мешает бизнесу, а помогает ему, и ограничение пользователей в доступе к информации и устройствам не приветствуется. Они свободно используют флешки, имеют доступ к бесплатной личной почте, пользуются «защищенным» скайпом. Это приводит к тому, что для пользователя контроль не заметен и создается иллюзия его полного отсутствия.

Помимо утечки информации мы используем контур для выявления «группы риска»: наркоманов, игроков, лиц нетрадиционной сексуальной ориентации. Смысл их выявления в том, чтобы найти таких сотрудников раньше, чем их начнут шантажировать и использовать против компании. Группа риска выявляется при поиске по словарям. Словари можно составить самим, а можно попросить в техподдержке компании производителя.

Кроме того, с помощью контура информационной безопасности мы выявляем признаки перехода сотрудника в другую компанию. Первым таким индикатором является отправка резюме. Вторым – резкое увеличение количества записываемых файлов на внешние носители. Благодаря контуру служба безопасности успевает принять меры и ограничить доступ такого сотрудника к информации, которую он бы хотел оставить себе на память.

Деньги

Стоимость установки системы на один компьютер может доходить до полутора тысяч долларов, не учитывая затраты на обучение и дополнительное оборудование.

DLP-системы подходят компаниям, активно работающим с конфиденциальной информацией или занимающимся секретными разработками. Это организации военной отрасли, отрасли сверхсекретных разработок и проектных бюро. Таким организациям DLP-система просто необходима.

В других компаниях установленные DLP-системы, могут выполнять избыточные функции и не соответствовать целям внедрения.

Система учета рабочего времени

Зачем?

Проводить время на работе можно по-разному: можно трудиться на благо организации, а можно следить за лентами социальных сетей или проходить миссии в онлайн-играх. Нередко руководители застают сотрудников на рабочем месте за посторонней деятельностью. Что делать в таких ситуациях? Как минимизировать потери от нецелевой траты рабочего времени?

Основная задача системы учета рабочего времени – повышение эффективности работы организации. Руководство имеет возможность анализировать эффективность сотрудников, применять данные системы контроля при расчете зарплат и KPI. HR-специалисты могут следить за соблюдением регламента работы и загруженности персонала. IT-специалисты могут оперативно получать информацию об используемых на рабочих местах ресурсах. Рядовые сотрудники, в свою очередь, могут продемонстрировать эффективность своей работы.

Для принятия решения о необходимости установки системы учета рабочего времени нужно ответить на вопросы:

  1. Уверены ли вы, что все сотрудники тратят рабочее время с пользой?
  2. Можно ли работать эффективнее, чем сейчас?
  3. Сравнить возможные потери и стоимость системы учета рабочего времени.

Обдумав ответы, можно принять обоснованное решение.

Как действует?

Программа учитывает рабочее время сотрудника (офисного или удаленного), фиксирует время прихода в офис, ранние уходы, перерывы в работе, ведет учет прогулов и опозданий, выявляет офисных лентяев и, наоборот, трудоголиков.

Функции систем учета рабочего времени значительно различаются. Одни разработчики предпочитают идти по пути шпионажа и добавляют в системы слежение через веб-камеру, скриншоты, учет количества нажатий клавиш, кликов мышью, скроллинга.

Другие предпочитают осуществлять лояльный контроль, не вмешиваясь в личную жизнь сотрудников. Такие системы контролируют время, затраченное на различные ресурсы. При этом программы и сайты делятся на продуктивные и непродуктивные. В зависимости от разделения, программа рассчитывает процент продуктивного времени для каждого сотрудника, а также для отделов, подразделений и всей организации. Некоторые разработчики вводят в функционал системы почтовые оповещения о нарушениях трудовой дисциплины для руководителей.

Режим работы

У большинства программ контроля времени есть два режима работы:

Скрытый режим – используется для того, чтобы видеть как сотрудники используют рабочее время, не зная, что их контролируют.

Открытый режим – сотрудникам сообщают о механизме контроля, рассказывают на что влияют показатели системы, используют данные статистики при расчете заработных плат.

Недостатки?

Если ваша цель – предотвратить утечку данных, то система учета рабочего времени вам не поможет. Так же некоторые программы будут демотивировать ваших сотрудников: если система отслеживает каждый шаг работника, требует тратить время на заполнение отчетов, снимает сотрудника на видео и делает скриншоты экранов – сотрудники будут, мягко говоря, недовольны. Ведь тотальный контроль не нравится никому.

Однако проблем с мотивацией можно избежать, выбрав лояльную систему мониторинга, не вторгающуюся в личную жизнь сотрудников.

Опыт внедрения

В строительной компании “Доминанте” система учета и контроля времени была внедрена открыто.

– Компании не нужна была система-шпион, которая делала бы скриншоты экранов или отслеживала бы нажатие клавиш, – рассказывает сотрудник IT-департамента Доминанте, – Я имел опыт работы с подобными системами учета рабочего времени и убедился, насколько отрицательно они влияют на эффективность работы. Скриншоты тормозят ПК сотрудников, а сотрудники, узнавая о слежке, теряют мотивацию, стимул к работе.

Функционал используемой нами программы отлично подошел под требования руководства: осуществляя лояльный мониторинг (без перехвата переписки, слежки через веб-камеры и скриншотов экранов), система учета рабочего времени показывает продуктивность каждого сотрудника в отдельности, а также отделов и подразделений.

– Руководство компании хотело получить инструмент трезвой оценки эффективности работников, – подчеркивает Иван Трофимов. – Получить возможность справедливо решать, кого поощрять, а кого нет. Эти мотивы мы и разъяснили сотрудникам: учет рабочего времени нужен, чтобы каждый из них мог показать свой максимум и такой же максимум получить в оценке работы руководством.

Статистика системы необходима нам для того, чтобы в случае необходимости (принятия сложных кадровых решений, например, или возникновения разногласий между работником и линейным руководителем) оперативно посмотреть все необходимые данные и сделать обоснованные выводы.

Деньги

Стоимость установки программы на один компьютер колеблется от 30 до 100 долларов. Дополнительное оборудование и обучение не требуется.

Системы учета рабочего времени выбирают компании, которые стремятся повысить эффективность работы своих сотрудников и всего бизнеса, руководители, которые видят проблемы и стараются оперативно их решить, менеджеры, которые хотят найти резервы повышения продуктивности.

В качестве примеров таких компаний, можно привести консалтинговые организации, проектные и строительные компании, рекламные фирмы, банки, промышленные предприятия, с большим штатом офисного персонала.

Общие выводы

Выбирая между двумя видами систем, следует четко осознавать не только цели и задачи, но и специализацию вашей компании. В том случае, если организация занимается уникальными разработками или оперирует большими объемами персональных данных – нужно выбирать DLP-систему. Если бизнесу требуется инструмент для контроля рабочего времени – стоит устанавливать систему учета рабочего времени. Внедрение подобных программ, помогает составить объективную картину происходящего на предприятии.

Многие компании используют оба вида систем, потому что DLP не решают проблемы неэффективного использования времени, а программы контроля времени не мешают конфиденциальным данным «утекать» на сторону, они могут лишь показать путь такой утечки.

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2018

Как внедрить систему учета рабочего времени и не потерять сотрудников

Товары

Сейчас многие компании внедряют у себя системы учета рабочего времени. Главная цель при этом экономическая — повышение эффективности труда. Но побочным эффектом часто становится недовольство работников. Потому что попытку контроля они воспринимают как явное недоверие со стороны руководства, и даже как стремление «закрутить гайки». Как избежать ухудшения отношений и не остаться без работников?

При всей пользе систем контроля рабочего времени, у них есть как преданные сторонники, так и яростные противники. Причем к лагерю сторонников в основном примыкают руководители, а в противники записываются рядовые сотрудники. И это неудивительно, ведь решения по внедрению систем принимают руководители, они знают о возможностях таких программ и заинтересованы в результатах. Подчиненные же воспринимают учет рабочего времени в штыки, расценивают его как ужесточение дисциплины, вторжение в личное пространство, совсем не берут в расчет положительных моментов, потому что элементарно о них не знают.

Так как же внедрить систему контроля времени и не демотивировать сотрудников?

Проблем с мотивацией персонала можно избежать, если грамотно выбрать систему контроля времени и проработать механизм ее внедрения.

Предположим, система выбрана и закуплена — пришло время рассказать о нововведении сотрудникам. Здесь есть два варианта развития событий: 1) издать приказ по компании об установке нового ПО и ознакомить с ним сотрудников; 2) подготовить сотрудников к изменениям, организовав пошаговое внедрение системы.

Первый вариант реализуется быстро, но с точки зрения мотивации сотрудников — абсолютно проигрышный. Недостаток информации о программе люди компенсируют домыслами, непонимание целей запуска системы приводит к ее «непринятию».

Второй вариант знакомства сотрудников с системой гораздо предпочтительнее и при правильной реализации приводит к желаемому результату — внедрению системы без недовольства и демотивации сотрудников. Вот несколько рекомендаций, обобщающих опыт компаний, уже использующих системы учета рабочего времени:

  • Предоставьте сотрудникам информацию о программе, целях и задачах системы контроля времени. Самый естественный вариант — организовать общее собрание (или собрания по отделам), где сотрудники зададут интересующие их вопросы, а руководство и HR-менеджер разъяснят цели внедрения системы.
  • Персонал перестает воспринимать систему негативно после простого комментария: программа предназначена не для наказаний и штрафов, а для оптимизации работы сотрудников, повышения эффективности их труда.
  • Получите обратную связь: после рассказа о программе не отправляйте всех по рабочим местам. Узнайте мнение сотрудников. Наиболее частые и «пламенные» претензии работников связаны с «вторжением в личное пространство», «нарушением прав» и «недоверием», попутно упоминаются выражения «закручивание гаек», «диктатура» и «тюремный режим». Контраргументы для ответа таким «правозащитникам» просты: работодатель платит сотруднику за выполнение определенных обязанностей в определенное время, а рабочее место сотрудника — это, по сути, имущество компании. Если персонал использует рабочее время и оборудование в личных целях, то он нарушает права компании, прописанные в трудовом договоре.
  • Расскажите о «плюшках» для сотрудников: очень важно акцентировать внимание на положительных сторонах внедрения системы учета рабочего времени. Она позволяет справедливо начислять заработную плату, вовремя заметить перегруженность работника, фиксировать переработки, работу в выходные дни и т. д. В качестве дополнительной мотивации к хорошим отчетам по продуктивности руководство может «привязать» премии, бонусы, подарки и другие поощрения работникам.
  • Обеспечьте прозрачность системы: сотрудники должны знать, к кому они могут обратиться с вопросами о работе программы, о собственных результатах, озвучить сомнения по использованию тех или иных сайтов в работе. Чтобы исключить «метания» сотрудников от менеджера к менеджеру, назначьте ответственного за работу системы.
  • Обеспечьте взаимодействие сотрудников, ответственных за систему, и компании-разработчика. В больших компаниях нужна не просто система контроля времени, она нужна как часть общей инфраструктуры. Переложите заботы по интеграции программы учета рабочего времени на ее разработчиков, это их зона ответственности. Тем самым вы сэкономите время и нервы своих работников, а установленная программа благодаря действиям опытных специалистов будет работать как часы.
  • Позаботьтесь о юридической стороне вопроса: грамотно оформите использование системы учета времени. Либо внесите условие о возможности использования работодателем системы учета времени в трудовой договор, либо издайте приказ по предприятию и ознакомьте с ним сотрудников. Что касается законодательства, то данный вопрос регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 15, 21 и 189).

Подведем итог

То, как персонал воспринимает системы учета рабочего времени, зависит по большому счету от двух факторов: методов контроля и механизма внедрения системы. Если выбранная вами система не использует «тотальный контроль» за сотрудниками (обратное демотивирует, раздражает, в конечном счете приводит сотрудника к мысли сменить работу), а использует подход автоматизированного мониторинга рабочего времени (по сути, ненавязчиво и корректно следит за эффективностью работника), вы на полпути к успешному внедрению системы контроля времени без агрессии со стороны сотрудников.

Негативное отношение сотрудников к системам учета рабочего времени происходит из-за недостаточной информированности персонала о целях и задачах внедрения программ. Опыт показал, что после подробного разъяснения преимуществ системы, большинство сотрудников начинают лояльно относиться к контролю над рабочим временем.

Читайте также:  Города на букву Ш в мире, полный список названий
Ссылка на основную публикацию